Traitement des données personnelles

Dans le cadre de la navigation sur le Site via le Logiciel de gestion d’œuvres sociales, le CSE UES LEO LAGRANGE est responsable de traitement.

A contrario, dans le cadre de la navigation sur la Plateforme MEYCLUB, par connexion directe ou via le Site du Client, PROWEBCE est le responsable de traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par ProwebCE.

1.  Quelles données recueille votre CSE ?

Le CSE UES LEO LAGRANGE peut recueillir directement auprès de vous des données à caractère personnel. Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les données recueillies directement par le CSE UES LEO LAGRANGE sont :  

• Etat civil du salarié (Nom et Prénom)
• Matricule Interne
• Coordonnées personnelles du salarié (postale, mail et N° téléphone)
• Coordonnées professionnelles du salarié (mail et N° téléphone)
• Site et/ou Service de rattachement
• Type de contrat de travail, date d’entrée et date de sortie
• Coordonnées bancaires (IBAN et BIC)
• Avis Imposition ou Attestation de quotient pour le calcul du quotient familial
• Etat civil des ayants droits (nom, prénom, date de naissance et notion à charge/non à charge)
• Justificatif de création d’un nouvel ayant-droit (certificat naissance/adoption, mariage/PACS, livret de famille…)
• Justificatifs de dépenses liés à des prestations du CSE (sport, loisirs, …)
• Autorisation d’accès à l’espace dédié au CSE (pour les élus uniquement)

Le recueil des informations relatives à l’avis d’imposition est facultatif. Dans le cadre de la mise en place du système de QF permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.

2.  Finalité des données collectées

Dans le cadre de l’exécution des prestations du CSE UES LEO LAGRANGE, des données à caractère personnel, (ci-après dénommées « Données Personnelles ») concernant les Bénéficiaires sont collectées et font l’objet de traitements dans le cadre des activités du CSE.

Le traitement peut avoir tout ou partie des finalités suivantes :

• Gestion administrative et comptabilité : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit, envoi de courriers ;
• Historique de suivi de commandes de prestations et d’utilisation des subventions ;
• Gestion des prestations d’œuvres sociales à titre d’exemple : remboursements d’activités sportives, culturelles, vacances, BAFA, attribution de chèques vacances, chèques culture, chèques-cadeaux, billetterie spectacles et loisirs, voyages et séjours ;

3.  Durée de conservation

Les données qui ne sont pas ou plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées doivent être supprimées par le CSE.

En revanche le CSE sera amené à conserver certaines de vos données afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et URSSAF) :

• Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes seront conservés dix (10) ans.
• Les justificatifs sur les activités du CSE doivent être conservées durant trois (3) ans plus l’année en cours en cas de contrôle de l’URSSAF.
• Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) doivent être conservés au minimum trois (3) ans plus l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à trois (3) ans.

Les données conservées dans l’outil sont donc :

• Toutes les données relatives aux subventions versées pendant une durée de 3 ans + l’année en-cours
• Toutes les données de comptabilité pendant une durée de 10 ans + l’exercice en cours
• Toutes les données utiles pour la gestion des ASC à un instant donné (informations ouvrants-droit et ayants-droit)

4.  Destinataires des données :

Les destinataires des données traitées par le Client sont :

• ProwebCE aux fins d’accompagnement à l’utilisation de la solution ainsi que pour les commandes nominatives concernant les prestations de subvention en ligne.
• La banque du CSE aux fins de réalisation de virements vis-à-vis des bénéficiaires
• L’ANCV (organisme gestionnaire des chèques vacances) afin de générer les commandes
• Organisme gestionnaire des chèques cadeaux et chèques culture afin de générer les commandes des prestations concernées
• L’expert-comptable du CSE

5.  Sécurité des données

Le CSE UES LEO LAGRANGE s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la loi applicable en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE UES LEO LAGRANGE veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.

6.  Quels sont vos droits ?

Vous pouvez, conformément à la règlementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de portabilité et de limitation quant aux Données vous concernant, comme suit :

• Auprès du CSE UES LEO LAGRANGE : en envoyant votre demande à l’adresse email : secretariat@cse-uesleolagrange.fr
• En vous connectant sur votre espace « Mon Compte » du site https://www.cse-uesleolagrange.fr/ via la rubrique « J’ai pris connaissance et accepte la politique de confidentialité de mon CSE »

Bien que la responsabilité sur la durée de conservation des données et donc de la purge de celles-ci incombe au CSE, l’utilisateur peut demander par mail ou courrier la suppression définitive de ses données personnelles à son CSE si la suppression ne va pas à l’encontre des obligations légales et sociales du CSE.

7.  Actualisation des données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8.  En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des données à caractère personnel, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante : secretariat@cse-uesleolagrange.fr

9.  Modification de la Politique de protection des données

Le CSE UES LEO LAGRANGE est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser davantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.